Software a medida vs software comercial

A la hora de informatizar un proceso de gestión una de las primeras decisiones que se nos plantea es:

  • Optar por un software comercial
  • Optar por una solución a medida

Como en casi todo en la vida no existe una respuesta inequívoca, todo dependerá de las necesidades del proyecto, no obstante podemos plantearnos una serie de cuestiones que nos ayuden a tomar la decisión más acertada.

¿Existe una solución comercial en el mercado?

Puede que ésta sea la primera pregunta a responder. En ocasiones la respuesta es simplemente no, así que comprar o licenciar el software de un tercero no es una opción.

En otras ocasiones la solución comercial no cumple los requisitos de nuestro proyecto. Por ejemplo puede que no deseemos una solución en la nube en la que el proveedor del software custodia nuestros datos, o puede que para cumplir algún tipo de exigencia normativa o de seguridad debamos disponer de un control de acceso granular a esta aplicación y el software de terceros se nos quede corto en ese aspecto.

Si no existe una solución comercial que cumpla nuestros requerimientos la única opción es optar por una solución a medida o renegociar esos requerimientos si es que es posible.

Supongamos que, como viene siendo habitual, sí que existen soluciones comerciales disponibles así que en necesario profundizar para tomar una decisión:

¿Cual es la importancia relativa para nuestro negocio del proceso a informatizar?

Imaginemos que diariamente personal de nuestra empresa emplea parte de su tiempo descargando los movimientos bancarios de la cuenta corriente y casándolos con la lista de facturas pendiente de pago.

Aunque la tarea es importante para la empresa, podemos decir que es algo que simplemente hay que hacer. No es una tarea íntimamente relacionada con nuestros negocio y resolverla de manera más efectiva no nos va a poner a la cabeza de nuestra competencia. De hecho sabemos que se trata de una tarea habitual en otras muchas empresas y por ello forma parte de casi todos los ERP y programas contables del mercado.

A priori una funcionalidad de este tipo no parece que exija un desarrollo a medida, si encontráramos una solución comercial que facilitara esta tarea a un precio razonable sería solo una cuestión de hacer números: cual es el coste de la herramienta y cual es el ahorro esperado.

Por otra parte si pensamos en que por ejemplo queremos informatizar un presupuestador que actualmente está hecho con una hoja de cálculo y que diariamente es utilizado por todas nuestras fuerzas de venta para confeccionar presupuestos para nuestros clientes… empezamos a apreciar ciertas diferencias con el ejemplo anterior.

Esta si es una pieza vital para nuestra empresa ya que de ella depende que entre negocio, que se capten clientes, que entren proyectos. Tenerla bien atada sí puede ser la diferencia que nos haga triunfar. La importancia relativa de este proceso es muy alta para mi negocio por lo que a priori no descartaríamos una solución a medida y deberíamos seguir haciéndonos preguntas.

¿Cómo de estándar es el proceso a informatizar?

Siguiendo con el ejemplo anterior del presupuestador, si éste se limita a agregar distintas partidas que forman parte de conceptos ya recogidos en nuestras tarifas y simplemente suma, aplica descuentos y otras funcionalidades básicas…. de nuevo puede que la balanza se incline hacia una solución comercial. En este caso concreto lo más adecuado sería conseguir integrar esa tarea como una funcionalidad más dentro de nuestro ERP y no tanto el desarrollo de una aplicación a medida independiente.

Integrar una funcionalidad dentro de un ERP es una personalización que también puede considerarse un desarrollo a medida, pero si nuestro proceso es realmente estándar el alcance de esa personalización debería ser muy limitado.

No obstante en nuestro ejemplo el presupuestador que tenemos entre manos es realmente sofisticado, combina muchas fuentes de datos, toma en cuenta decenas de parámetros y además tenemos en mente montones de funcionalidades nuevas que queremos explorar una vez dejemos atrás el Excel y lo convirtamos en una aplicación.

La solución a medida sigue siendo una posibilidad a explorar, así que sigamos con nuestras preguntas.

¿Cuantas personas van a usar la herramienta?

Sabemos que nuestros presupuestador es vital para nuestra empresa y que no se trata de algo estándar sino que cuenta con relevantes diferencias que lo distancian de soluciones comerciales disponibles en el mercado.

Si un desarrollo a medida va a ser utilizado por un reducido número de usuarios será necesario hacer números para ver si vamos a conseguir amortizar la inversión. De nuevo no existen respuestas inequívocas, no existe un número mágicos de usuarios a partir del cual hay que hacer una cosa u otra. Dependerá del coste laboral que esos usuarios representan para la empresa, la relevancia de ese proceso en la facturación…

Si la aplicación va a ser utilizada por varios usuarios los números suelen jugar a favor de un desarrollo a medida, ya que aunque a priori el desembolso puede ser mayor es un hecho que el importe de las licencias, renovaciones y cuotas de servicio de soluciones comerciales se van acumulando rápidamente con el paso del tiempo.

Si los números no cuadran a veces lo más acertado es tomar la dolorosa decisión de estandarizar nuestra manera de llevar a cabo nuestros procesos de negocio para acercarnos a la forma en la que estos son resueltos por la mayoría de empresas: que normalmente coincide con la solución aportada por un software comercial. Ello implica evaluar si las particularidades que aplicamos a nuestros procesos aportan el suficiente valor a nuestro negocio como para invertir en una solución a medida.

Nuestro presupuestador es vital para nuestra empresa, no es estándar y va a ser utilizado por todo nuestro equipo comercial que además está repartido en las distintas localizaciones geográficas de nuestra red comercial. Sigamos por tanto haciéndonos preguntas…

¿Cómo va a evolucionar nuestra herramienta?

Una aplicación a medida debe ser ambiciosa por naturaleza. Si ya hemos confirmado que es vital para la empresa ya que nuestro presupuestador nos va a ayudar a facturar más y nos va a permitir que nuestros comerciales aprovechen más su jornada… parece evidente que debería ser una obsesión ir añadiendo nuevas mejoras que potencien aun más esos objetivos.

Por ejemplo querremos que sea compatible con dispositivos móviles, poder generar informes, poder exportar datos a otras aplicaciones, poder hacer controles de calidad, generar PDFs, automatizar el envío de presupuestos por e-mail, incluso estaría bien que los clientes se hicieran sus propios presupuestos a través de nuestra web. Si nuestras ideas y capacidad de innovación son ilimitadas hay que asegurarse que la herramienta no sea lo que nos limite.

La capacidad de evolucionar un software a medida es un punto claramente a su favor, ya que un software desarrollado para nosotros tenemos la posibilidad de mejorarlo tanto como queramos sin ningún tipo de limitación más allá de analizar el coste-beneficio.

Las soluciones comerciales suelen llegar cargadas de funcionalidades, muchas de las cuales no llegaremos a utilizar… pero está claro que otras sí y han sido desarrolladas porque resultan útiles para muchos usuarios. Pero son los desarrolladores de ese software -y no nosotros- los que manejan el rumbo y ritmo de las actualizaciones que van lanzando. Que las novedades, si las hay (que puede no haberlas), soplen en nuestra dirección es una cuestión de azar.

Incluso en soluciones de software libre sobre las que nosotros podemos construir y personalizar corremos el riesgo de desarrollar evolutivos que entren en conflicto con posteriores actualizaciones o que nos impidan aprovecharnos de ulteriores mejoras de la distribución general. A veces con sus ventajas y otras con sus inconvenientes parece de sentido común aceptar que un software que no se ha hecho a medida para nosotros y no nos pertenece no está enteramente bajo nuestro control.

Estas cinco preguntas que  hemos planteado en este artículo pueden servirnos como un primer acercamiento a la decisión a tomar, como se puede ver es un tema que tiene miga y sobre el que se puede ahondar en muchas direcciones, dependiendo del proyecto es probable que sea necesario tener muchos más factores en cuenta.

Como siempre desde ENZO una de nuestras funciones es asesoraros y ayudaros a tomar la decisión más correcta.