Cuándo es el momento de cambiar un Excel por una aplicación a medida

Excel es una herramienta maravillosa que ha permitido a miles de personas hacer cosas increíbles, a veces es de hecho la mejor manera de prototipar una idea.

Pongamos por ejemplo que somos una empresa que fabricamos muebles a medida y queremos agilizar el proceso de generar presupuestos.

Podemos confeccionar un Excel donde el usuario introduce ciertas medidas y se calcula el coste del material que va a requerir el proyecto y la mano de obra. En una hoja independiente podríamos tener un cuadro con los distintos precios de la madera, herrajes, colas de montaje e incluso el precio hora/hombre de los distintos perfiles de empleados que intervendrán en la fabricación. De esa manera si en algún momento alguno de esos datos cambia, todo el presupuesto de modificará en consonancia.

Este un ejemplo muy sencillo, pero Excel se utiliza para millones de tareas de una complejidad extrema. En nuestro día a día nos hemos encontrado con hojas de cálculo compuestas por decenas de tablas de datos, cientos de fórmulas y decenas de macros.

Cuando la herramienta se nos queda corta…

Cuando el número de personas que tienen que manejar ese Excel presupuestador es reducido, todo va a las mil maravillas… pero cuando la popularidad de nuestro presupuestador nos obliga a ponerlo al alcance de todo nuestro equipo comercial empiezan los problemas.

Por una parte los ordenadores de todo el equipo tienen que tener instalado el programa capaz de correr esa hoja de cálculo, lo que en ocasiones lleva aparejado un coste en licencias.

Además empezamos a tener problemas con el versionado del Excel y la distribución del mismo. Cuando hacemos un cambio en nuestro presupuestador tenemos que re-enviarlo a todos los usuarios y si los cambios son muy frecuentes asegurarse de que todo el mundo está trabajando con la última versión se convierte en una tarea colosal.

Cierto es que podemos disponer de un recurso compartido en la red local o en la nube al que todo el mundo tiene acceso de manera centralizada, pero antes o después nos encontraremos con que algún presupuesto se ha entregado al cliente con los precios de nuestra antigua tarifa.

A veces, tampoco queremos que los usuarios del Excel conozcan los entresijos de nuestros presupuestos: datos como márgenes aplicados o precios por hora pueden ser delicados y no queremos que todo el mundo tenga acceso a ellos. Cierto es que se pueden proteger ciertas hojas para que no sean accesibles, pero el riesgo no desaparece… resulta imposible monitorizar qué hacen exactamente los usuarios con nuestro presupuestador.

También estando todo nuestro presupuestador en un archivo, es fácil que termine acabando en manos inadecuadas, a veces por un simple error. Imaginemos que hemos instruido a nuestros comerciales para que cuando terminen un presupuesto exporten la hoja resumen en formato PDF y se la envíen al cliente por correo electrónico… pero uno de nuestros comerciales al que nunca se le dieron bien los ordenadores termina adjuntando por error el Excel presupuestador y enviándoselo al cliente.

Estas cosas pasan… de hecho todo lo que puede pasar termina ocurriendo antes o después, es simplemente una cuestión de tiempo.

El versionado, los costes de licencia, la seguridad, la confidencialidad son grandes limitaciones a la hora de explotar una hoja de cálculo por un grupo amplio de usuarios…. y si a eso le añadimos usos repartidos en varias localizaciones geográficas las dificultades aumentan de manera exponencial.

Es el momento de convertir el Excel en una aplicación

Todos estos problemas que hemos mencionado simplemente no existen en una aplicación on-line accesible desde el navegador. Al usuario se le presenta un entorno gráfico intuitivo y fácil de usar en donde simplemente tiene que meter los datos para obtener lo que necesita.

Si hay que modificar el presupuestador el usuario es ajeno a ello, todo se actualiza de manera centralizada y en cuestión de minutos todos pasan a usar la última versión.

El presupuestador ya no se puede adjuntar por error a un correo, ni es posible grabarlo en un pendrive y la complejidad de los cálculos en su interior está completamente protegida. Además el acceso al mismo se puede securizar de muchas maneras para garantizar que solo aquellos usuarios que deben tener acceso al mismo pueden acceder.

Pero las ventajas no se quedan ahí

Una aplicación no es simplemente «como una hoja de cálculo pero sin las limitaciones de éstas«, es mucho más.

Para empezar ahora tenemos un control absoluto de lo que los usuarios están haciendo con nuestro presupuestador: podemos saber si lo están usando, cuantos presupuestos generan al día, cual es el precio medio de los presupuestos generados, cuantos presupuestos han impreso, cuantos han enviado a los clientes, cuántos de esos presupuestos se aceptan y estudiar todos aquellos que terminan siendo rechazados.

Todo lo que ocurre en la herramienta se almacena y puede ser analizado…. y podemos incluso enfatizar determinadas acciones. Por ejemplo, todos los lunes a primera hora podemos generar un correo a cada uno de nuestros comerciales recordándoles los presupuestos que cerraron la semana anterior que todavía no han sido aceptados, para que llamen a esos clientes para preguntarles por ellos. También podemos crear un ranking que se actualiza on-line al que todos los comerciales tienen acceso para ver quién está consiguiendo cerrar más encargos.

Si por ejemplo nos damos cuenta de que se invierte demasiado tiempo generando el presupuesto en PDF y adjuntandolo al correo, podemos integrar en el propio presupuesto esa funcionalidad. De tal manera que el propio presupuestador envíe los correos, esto nos permite homogeneizar los texto y asegurarnos que nuestros clientes reciben siempre un e-mail con todo lo necesario para tomar una decisión.

Las posibilidades son infinitas… todo lo que imagines se puede hacer.

Y además… automatización

Nuestros presupuestador no tiene que ser íntegramente gestionado por procesos manuales accionados por nuestros usuarios. Si identificamos tareas repetitivas éstas se pueden automatizar.

Por ejemplo, si un presupuesto entregado lleva más de X días sin recibir respuesta, podemos enviar automáticamente un correo en nombre de nuestro comercial al cliente preguntándole lo que le ha parecido el presupuesto.

Si un cliente ha quedado con nosotros en que pasará por alguna de nuestras tiendas para aceptar el presupuesto y hacer la entrega del adelanto, podemos recordarle automáticamente nuestra cita por SMS un par de horas antes.

La automatización libera a nuestros usuarios de tareas tediosas y repetitivas, permitíendoles centrarse en otras tareas de alto valor.

Nuestra aplicación como nuestro know-how

Según la empresa va creciendo y aumenta el número de empleados, cada vez es más complicado controlar la imagen que proyectamos hacia el exterior y asegurarnos de que todo el mundo cumple los procedimientos y protocolos que nuestra experiencia nos ha enseñado que son más eficientes.

A veces hay que cumplir exigencias normativas importantes y simplemente comunicarlas a los empleados no es suficiente. Imaginemos por ejemplo que cuando un cliente se presenta solicitando un presupuesto estamos obligados por ley a que nos autorice a almacenar sus datos en nuestra base de datos. Nuestro presupuestador puede integrar esa funcionalidad y asegurarse de que no se emite ningún presupuesto si no tenemos esa autorización firmada por el cliente.

Nuestro Excel que se convirtió en aplicación ya no es sólo una aplicación es un Herramienta que transmite nuestro know-how y es el garante de nuestro cumplimiento normativo.

La información es lo más importante

Siguiendo con nuestro ejemplo, podemos buscar infinidad de maneras de potenciar toda la información que nuestra herramienta está almacenando ya que está accesible a cualquier persona que lo necesite.

Imaginemos que hemos detectado que un porcentaje considerable de nuestros presupuestos no terminan siendo aceptados y necesitamos saber el porqué. Analizando los datos podemos saber si esos rechazos se acumulan en alguna de nuestras tiendas, en determinados meses o incluso en determinados comerciales que necesitan refinar sus tácticas de venta.

Podemos incluso definir un grupo de usuarios especializado en llamar a todos esos clientes que han rechazado nuestros presupuestos para interesarse por sus motivos e incluso intentarles enganchar de nuevo en el proceso de compra.

Estos usuario especializados pueden tener acceso a todos los presupuestos rechazados de todos los comerciales, es decir, la información fluye hacia otros departamentos permitiendo el análisis, la toma de decisiones y la puesta en acción.

Una herramienta que crece contigo y se integra

Una de las cosas de las que más orgullosos nos sentimos en ENZO es de ver como las herramientas que programamos crecen con nuestros clientes. En varias ocasiones hemos programado aplicaciones para un grupo reducido de 5 ó 10 usuarios, que luego han pasado a ser 50, luego 500 y luego más de 2.000.

Además una herramienta de este tipo no es hermética, se puede conectar con otros sistemas informatizados de tu empresa puede: alimentarse de datos del exterior y ser fuente de datos para otros sistemas.

Las posibilidades de integración son infinitas.

No dudes en contactar con nosotros para saber más sobre nuestras aplicaciones y compartir tus ideas. Estaremos encantados de tener una conversación contigo y estudiar todas las formas en las que podemos ayudar a tu empresa.